会議を短くするカンタンな方法。
このごろ会議をたくさん行うのですが、ついつい予定時間を超えて、長時間話し込んでしまいます。あんまりよくないなぁと思って、効率的な会議の進行をいろいろと試行錯誤しました。それで、これはけっこういいんじゃないかな、という方法を見つけ出せたので文章に起こしておきます。
全体のまとめ
以下の3点を守れば、気軽に会議を短く出来ます。
- 会議の目的をはっきりさせる。はっきりさせ続ける。
- 会議目的に辿り着くためになにを決めればよいかをはっきりさせる。はっきりさせ続ける。
- 話がそれたら「話がそれてませんか？」と言う。言い続ける。
これだけです。
これだけですごく会議得意なヒトみたいに振る舞えると思います。
1のほうがより重要度が高くなっています。
1ができている状態で、2をやる。2ができている状態で3をやるというふうにすると良いかなと思います。
では具体的にそれぞれどうすればよいかを解説します。
会議の目的をはっきりさせる。はっきりさせ続ける。
会議には目的があります。たとえば、何かを決める必要があって、会議を行いますよね。
そもそも、もっとも効率的な会議とは、全員が会議目的に向かってまっしぐらにすすむものだと思います。
ですから、その目的地点をはっきりさせることが大切です。
とりあえず最初に「この会議の目的ってなんでしたっけ？」と聞いておきましょう。参加者全員が、ゴールを意識するようになります。
そして会議の途中にも、定期的に問いかけることが大切です。「確認ですが、この会議って◯◯が目的でしたよね？」
なぜなら、目の前のトピックに集中するあまり、会議全体の目的をすぐに見うしなってしまうからです。
定期的に「この会議の目的ってなんでしたっけ？」と問いかけ、ゴールをはっきりさせ続けましょう。
会議目的に辿り着くためになにを決めればよいかをはっきりさせる。はっきりさせ続ける。
会議目的がはっきりしたら、そこへ辿り着くための道筋を示しましょう。
レールをしいて、そこからズレないようにすれば、解決までまっしぐらです。
たとえば「新規で10人採用めざす会議」というのがあったとすると、こういう感じでやるといいと思います。
Q「なにが決まったら会議はおわるんですか？」
A「3ヶ月以内に10人採用するための具体的なプランが決まったらおわるよ」
Q「どうやってプランを決めるんですか？」
A「ウチがとりうる採用手段と、それぞれから何人採れるかを考慮して、合計10人採用にどう社内リソース割りふるか決める感じだね」
Q「じゃあまず採用手段をブレストをして、それぞれ評価してチョイスしてく流れでしょうか？」
A「そうだね」
というかんじです。ゴールまでの手順が出来上がったのが分かるでしょうか。
このように、目の前の小さなタスクにおとしこんでいくと、かなりスムーズに進行します。
あとは時折「今って採用手段のブレストですよね？」というふうに、現在地確認をはさんでいけばOKですね。
さあだいぶ早くなりそうな感じがしてきましたね。
話がそれたら「話がそれてませんか？」と言う。言い続ける。
議題にあまり関係ない方向に進もうとしていたら「話がそれてませんか？」と言ってみましょう。
もしくは「それ今関係あります？」」「話し戻しましょうか」でも良いです。
この問いかけは2つの良いことがあります。
1つは話が本題に戻るということ、2つ目は、実は話はそれていないのがすぐ分かることです。
どういうことかというと、「話がそれてませんか？」ときくと「いや、それてないよ！つまり私がいいたいのはコウ！」というふうに、全てをヒトコトで要約して話してくれるということがよくあります。
すごく関係なさそうだったのに！そう繋がるのか！となります。
話し手の要約力をマックスまで高めるマジックワードなんですね。
ガンガン話の途中で割り込んで言っていいと思います。
「話がそれてませんか？」
コレを言えば良いフレーズ集まとめ
まとめますと、とりあえず、フレーズ的にはこのへんを5分おきに挟めばいいです。
「この会議の目的ってなんでしたっけ？」（ゴール確認）
「あとなにを話せばいいんでしたっけ？」（ゴールへの道筋確認）
「話がそれてません？」（方向の修正）
人数を少なくするとかも効果的なんですが、今回は進行面にのみフォーカスしました。
ぜひ試してみてください。
